Filosofie platformy MOSS

Řešení tvoří vstupní bránu do oblasti intranetu, jakožto jednotný a univerzální rozcestník - portál. Hlavní brána do intranetu může pokrývat následující oblasti:

• portály teamové spolupráce,
• informační portály (s neomezeným i řízeným přístupem),
• správu dokumentů určených k publikaci na portálu intranetu či projektových sub-portálech,
• vyhledávání v publikovaných informacích a dokumentech dle přístupových práv,
• dotazníkové prvky intranetu a vizualizované informační výstupy z externích aplikací.

 Na pozadí portálu je umožněno tento portál spravovat (management) – vytvářet strukturu, topologii a pracovní oblasti dle aktuálních požadavků organizace; zabezpečovat – definovat role, přístupová práva a schvalovací postupy; a zálohovat – datová základna je průběžně aktualizována v SQL databázi.

Struktura služeb

Příklad jednotného rozhraní intranetu

Řešení Microsoft Office SharePoint Server 2010 umožňuje vytvářet portály a dále nezávisle vyvíjet standardizované nástavby do jednotlivých aplikačních šablon, jako samostatné webparts (oblasti webové stránky), které budou mít definovanou funkcionalitu, a bude je možné kdykoliv vložit do zvolené oblasti intranetu.

 U hlavní strany portálu a nejdůležitějších sub-portálech (dle hierarchie informací – hlavní portál) se předpokládá výrazně restriktivní omezení publikace i úprav webstránky. Publikovat můžou pouze autorizovaní správci oblastí a sub-portálů (dle matice přístupových práv). Naopak u teamových „vortálů“ se obvykle předpokládá možnost publikace všemi členy týmu.

 Publikování příspěvků – oznámení, novinek

 Základní funkcí intranetu je publikační oblast. Funkcionalitu je možné rozdělit na editorskou (publikování) a uživatelskou (prohlížení). Obě dvě polohy jsou ovlivněny přístupovými právy právě přihlášeného uživatele. Přispěvatel (editor) může publikovat pouze v jemu určených oblastech (dle hierarchie informací a organizační struktury) a stejně tak čtenář může nahlížet pouze na informace jemu určené (veřejné + definované rolí, regionem či organizační strukturou nebo příslušností k projektovému týmu). Jak čtenář, tak editor může mít přiděleno neomezené množství oblastí dle výše uvedených kritérií.

Podmínky pro sledování aktualit portálového infocentra

Samozřejmostí je vyhledávání informací s přihlédnutím k přístupovým právům. Informace mohou být zveřejňovány jako HTML příspěvek nebo jako připojený (vložený) dokument v knihovně dokumentů. Technologie SharePoint umí standardně prohledávat dokumenty typu Word, Excel a PDF. Za použití speciálních filtrů lze případně prohledávat i proprietární formáty třetích stran. Knihovny dokumentů i intranetové příspěvky mohou obsahovat obrazovou dokumentaci.

Mezi dokumenty však mohou být uloženy i jakékoliv další formáty dokumentů či binárních souborů určených pro uživatele intranetu. Použitím aplikačního serveru s instalací MS Office 2010 lze uživatelům intranetu nabídnout možnost zobrazení Word či Excel dokumentů v HTML formátu (tedy prohlížet intranetové dokumenty i bez lokální instalace MS Office produktů).

 Office SharePoint Server 2010 dovoluje zjednodušenou správu webového obsahu. Poskytuje snadno ovladatelné funkce vytváření, schvalování a publikování webového obsahu. Šablony stránek a Rozložení stránky poskytnou opakovatelně využitelné šablony pro vytvoření konzistentní vzhledu. Nové funkce umožní publikovat obsah z jedné oblasti do jiné (například z webů pro teamovou spolupráci na portál) a efektivně publikovat webový obsah na intranetové, extranetové a internetové weby.

Řešení založené na službě Forms Services/Server umožňují bezpečně a přesně shromažďovat informace v rámci organizace i mimo ni bez nutnosti vývoje vlastních aplikací. Tyto informace pak lze snadno integrovat do obchodních systémů, uložit do knihoven dokumentů, použít ke spuštění procesů pracovních postupů nebo odeslat do webových služeb, a vyhnout se tak duplicitním činnostem a nákladným chybám, které jsou důsledkem ručního zadávání dat.

Spolupráce v rámci týmu, oddělení

Intranet s využitím SharePoint Serveru 2010 může poskytnout bezpečný portál pro spolupráci v týmu. Umožňuje vytváření a sdílení souborů a dokumentů, organizování úkolů a událostí, přidávání oznámení (nástěnka), vytváření dotazníků, sdílení telefonních seznamů a adresářů, atd. Pro zvýšení přehlednosti systém automaticky ukládá veškeré uskutečněné změny jako nové verze. Jednotlivá týmová prostředí budou dle následné specifikace analýzou definována jako týmové sub-portály či vortály.

 Intranetové řešení může podporovat základní prvky týmové spolupráce:

• sdílení informací uvnitř týmu (příspěvky a dokumenty)
• import a export dat s aplikací Outlook (události, kontakty)
• využití excelových funkcí k analýze dat a importu do prostředí intranetu
• snadné hlasování o týmových záležitostech s využitím webového formuláře
• sdílení dokumentů se členy týmu (knihovna dokumentů)
• sdílení úkolů mezi členy týmu a sledování jejich progrese
• zasílání oznámení o změnách v týmovém prostoru (notifikace e-mail, RSS)
• snadná realizace týmových diskusí (fóra, diskuse, blogy, wiki)

Informace budou, tak jako veškerý obsah intranetu, podléhat přístupovým právům. Intranet nabídne týmům i další funkce, jako jsou týmová diskuse o zadaném tématu nebo dokumentu, fulltextové prohledávání portálu i všech dokumentů, zasílání informací o změnách, zabezpečení přístupu nebo vytvoření pracovního portálu pro spolupráci na projektech.

 Týmovou spolupráci v rámci Office SharePoint Server 2010 může posílit např. využívání funkcionality webového přístupu k veřejným a sdíleným složkám Exchange serveru, včetně možností elektronické pošty a sdílení omezených týmových pracovních prostředků (projektory, kanceláře, jednací místnosti, referentská vozidla, notebooky). Z jednoho místa tak bude možné obsáhnout informace o všech projektových/týmových/úsekových činnostech a dokumentech.

Kalendář rezervací omezených podnikových aktiv

Spolupráce na projektech

Office SharePoint Server 2010 umožňuje využívat nejdůležitější požadavky na projektovou spolupráci – vnitro-týmovou komunikaci. Obdobně i u projektových týmů bude možné efektivně komunikovat a sdílet informace a dokumenty skrze naše intranetové řešení.

 Rozsáhlejší rozšíření podpory projektových činností umožňuje případná integrace s Office Project Server 2010, který je flexibilní platformou umožňující správu prostředků, plánování, vykazování a spolupráci. Společně umožní organizaci centrální a konzistentní ukládání informací o projektech a zdrojích. Spojením se službou Windows SharePoint Services za účelem správy souborů a spolupráce členům týmů pomáhá v účinnější spolupráci. Na základě rolí mohou navíc uživatelé pracovat s daty a funkcemi přes intranet např. prostřednictvím aplikace Microsoft Office Project Web Access.

Kalendář portálového týmu ve webovém rozhraní spolupracující s aplikací Outlook

Spolupráce na tvorbě dokumentů a jejich sdílení

 MOSS zajišťuje kontrolu dokumentů pomocí podrobné, rozšiřitelné správy zásad. Je možno definovat vlastní zásady správy dokumentů zajišťující řízení přístupových práv na úrovni jednotlivých položek, zadávat období platnosti dokumentů, definovat akce při vypršení platnosti a sledovat obsah prostřednictvím nastavení zásad auditování dokumentů. Díky integraci zásad se známými klientskými aplikacemi je dodržování pravidel pro zacházení s dokumenty přehledné a snadné. Integrace se Službou správy přístupových práv k informacím (Information Rights Management) zajišťuje, že proprietární a důvěrné informace jsou efektivně chráněny i bez připojení k serveru (IRM).

 Dokumenty je možné centrálně ukládat, spravovat a přistupovat k nim v rámci celého podniku. Organizace může ukládat a uspořádat všechny dokumenty a obsah v jednom centrálním umístění a uživatelé mají k dispozici konzistentní mechanismus pro používání a vyhledávání relevantních informací. 

Knihovna sdílených dokumentů

Systémové požadavky

Řešení MOSS pro svůj provoz vyžaduje:

• MS Windows Server 2008 R2 (2012)
• MS SQL Server 2008 R2/ MSDE (2012)
• MS SharePoint Server 2010 (2013) Foundation/Standard/Enterprise
• MS AD (není podmínkou, existuje možnost použití Windows uživatelů)