Základní ustanovení

Tento metodický dokument s názvem Metodika Řízení dokumentů (dále jen Metodika) stanovuje závazná pravidla a nepovinná doporučení pro vytváření, evidenci, předávání, projednávání a archivaci dokumentů v rámci projektu.

Metodika Řízení dokumentů je nedílnou součástí Metodiky řízení projektu.

Platnost a závaznost

Dodržování Metodiky Řízení dokumentů je závazné v průběhu celého životního cyklu projektu pro všechny účastníky projektu. Tento dokument obsahuje závazná pravidla a nepovinná doporučení.

Závaznými pravidly (dále jen Pravidly) se po schválení této Metodiky musí řídit všechny strany, tedy zadavatel, zhotovitel i případní subdodavatelé, kteří jsou definováni ve smluvním zajištění projektu. Při nedodržení závazného pravidla některou zúčastněnou stranou jsou zbývající strany oprávněny požadovat nápravu u té strany, která pravidlo porušila. Strana, která nedodržela závazné pravidlo a byla na to upozorněna, je povinna neprodleně uvést své jednání a výstupy do souladu s touto Metodikou.

Je žádoucí, aby se zúčastněné strany řídily též nepovinnými doporučeními (dále jen Doporučeními). Tato Doporučení zvyšují přehlednost, jednoduchost a srozumitelnost činností a výstupů v rámci projektu. Dodržování těchto Doporučení není mezi stranami vymahatelné.

Dále uvedené zásady se považují za Pravidla, pokud není explicitně uvedeno, že se jedná o Doporučení.

Platnost Metodiky je vymezena jejím oficiálním schválením zúčastněnými stranami na projektu. Toto schválení je písemnou formou a představuje podpis akceptačního protokolu. Po skončení projektu, kdy jsou veškeré projektové aktivity zastaveny (už nemají smysl), platnost Metodiky končí.

Odpovědnosti

Za dodržování a prosazování zde uvedených pravidel je odpovědný Projektový manažer ve spolupráci s objednatelem služeb.

Způsob práce s dokumenty rozdělujeme na:

• řízené dokumenty
• neřízené dokumenty

Vztah mezi dokumentem a souborem

Dokument může mít tištěnou (papírovou) nebo elektronickou formu. V elektronické formě je dokument tvořen jedním nebo více elektronickými soubory. Každý dokument se může následně stát přílohou (nepřímou) jiného dokumentu.

Název dokumentu

Pro označování dokumentů prostřednictvím názvů dokumentů se používají tato Pravidla. Název dokumentu je tvořen dvěma částmi, kterými jsou:

• typ dokumentu (viz kapitola 4)
• popis dokumentu (stručná charakteristika)

Příklady názvů dokumentů:

• Zápis z porady Y
• Metodika Řízení dokumentů
• Zadání projektu X

Názvy dokumentů jsou pomocným identifikátorem, usnadňujícím orientaci mezi dokumenty v rámci projektové dokumentace. Název dokumentu navrhuje gestor (autor), schvaluje vedoucí projektu. Název dokumentu by měl být volen tak, aby vystihoval co možná nejvíce konečnou podobu dokumentu (např. "Zpráva z měření", nikoliv "Návrh zprávy z měření", ap.)

Tato Metodika striktně nezavádí pouze číslování dokumentů. Pro účely identifikace dokumentu je vhodnější a přehlednější používat namísto čísla dokumentu název hlavního souboru dokumentu.

Název souboru

Název souboru je popisný. To znamená, že název vystihuje orientačně typ a obsah souboru, aniž by k tomu bylo nutno používat číselníky (tabulky) kódů nebo jiné pomocné algoritmy. Je možno používat zkratky, které jsou v rámci projektu obvyklé (viz kapitola 3.9).

Název souboru je tvořen čtyřmi nebo pěti částmi, kterými jsou:

• typ souboru (viz kapitola 4)
• popis souboru (stručná charakteristika obsahu souboru)
• verze souboru nebo pořadového čísla (viz kapitola 3.5)
• označení zdroje, autorské organizace (viz kapitola 3.6)
• přípona souboru (standardní přípona aplikace, např.: doc, xls, ppt ap.)

Příklady názvů souborů:

• Zápis_z_porady_Y_08.doc  (sekvenční soubor, 8. v pořadí)
• Metodika_Dokumentační_management_2v0.doc  (2. verze souboru)
• Metodika_Dokumentační_management_2v0_Novak.txt (připomínky od Nováka k 2. verzi souboru)
• Prezentace_ZZ_F0_1v0.ppt (1. verze souboru)

Kód projektu

Kód projektu je spojení několika velkých písmen (např. DMS pro projekt Document management system).

Kód projektu je doporučeno používat jako pomocný identifikační údaj dokumentů a to buď v názvu nebo v textu dokumentu nebo ve vlastnostech souboru.

Je doporučeno uvádět kód projektu při předávání informací (souborů) o projektu v poli předmět.

Kód projektu je povinným údajem při používání elektronické pošty

Přílohy dělíme na:

• Přímé přílohy, tj. přílohy, které vznikly spolu s hlavním dokumentem
• Nepřímé přílohy jsou dokumenty, které s hlavním dokumentem úzce souvisejí, ale nevznikly společně s hlavním dokumentem (zpravidla dříve).

Atributy řízených dokumentů

Údaje (definice údajů a seznam povolených hodnot) doporučené pro používání u řízených souborů (atributy souborů) by měly být uvedeny např. na úvodní straně dokumentu:

Adresářová struktura, přístupová práva

Pro účely projektového řízení konkrétního projektu bude vždy zřízena složka projektu v rámci projektového sharepointu či jiného sdíleného úložiště elektronických verzí dokumentů. Za existenci projektové složky a aktuálnost v ní ukládané dokumentace zodpovídá projektový manažer.

Nastavení přístupových práv ke složce projektu, případně k jednotlivým podsložkám, řídí projektový manažer, a to zejména s ohledem na potřebnou důvěrnost dat.

Vkládání dat do jednotlivých podsložek je odpovědností všech členů projektového týmu, kteří se podílejí na tvorbě řízených dokumentů v rámci realizace projektu.

Aplikace a media

Pro elektronickou podobu dokumentů, vytvářených v rámci projektu, se používají přednostně tyto aplikace a jim odpovídající formáty souborů:

• MS Word-2007 (formát .docx, .rtf) a vyšší
• MS Excel-2007 (formát .xlsx) a vyšší
• MS PowerPoint-2007 (formát .pptx) a vyšší
• MS Project-2007 (formát .mppx) a vyšší
• MS Visio-2007 (formát .vsd) a vyšší
• WinZip (formát .zip) a vyšší
• Portable Document Format (formát .pdf)

Při úpravě dokumentů je doporučeno se vyhnout operacím, které by při práci s dokumentem na jiném počítači mohly způsobit potíže. Například do dokumentu z aplikace Word se nevkládají data aplikace Excel (řeší se samostatným souborem připojeným jako příloha).

Soubory se předávají (vedle přenosu prostřednictvím Internetu) na elektronických nosičích (CD, DVD, flash disk, atp.). K předávání a k archivaci souborů se používají média s možností pouze zápisu, nikoliv přepisovatelná.

Používání elektronické pošty

V rámci projektu je elektronická pošta využívána pro předávání zpráv a dokumentů. Informace předané prostřednictvím e-mailu (rozumí se zde přímo psaný text, ne připojené dokumenty zasílané spolu se zprávou) se považují za neřízené dokumenty.

Zálohování, archivace a skartace

Zálohování a archivace souborů a adresářů se provádí dle zvyklostí zúčastněných stran na projektu a to tak často a kvalitně, aby nebyl ohrožen chod projektu a v souladu s platným Spisovým a skartačním řádem Objednatele. Vedoucí projektu jedné strany má právo v odůvodněných případech požádat vedoucího projektu druhé strany o předání kopie všech řízených souborů k projektu. Za odůvodněný případ se považuje zejména ztráta souborů v důsledku technické poruchy souborového systému u některé ze stran.

Řízené dokumenty se doporučuje archivovat (všemi zúčastněnými stranami) minimálně po dobu dvou let po ukončení projektu, resp. předání projektu do provozu.

Po uplynutí této doby mohou strany provést skartaci všech tištěných dokumentů a vymazání elektronických souborů (z provozních i archivních médií). Tato skartace musí být v souladu s pravidly uchovávání informací v obchodním styku, která jsou stanovena v obchodním zákoníku (prokazování naplnění předmětu smlouvy) a v interních předpisech smluvní strany, která ke skartaci přistoupila. 

Máte-li zájem o bližší informace, rádi Vám je poskytneme elektronickou formou nebo v rámci osobního setkání viz. záložka s kontaktními údaji.